社内の会議室をなくし、外部の貸し会議室を使う企業が増え、
一般的にもセミナーや勉強会、ちょっとした打ち合わせなど、貸し会議室の需要は高まっています。
実際、貸し会議室は設備がそろっていて、急な利用でも参加者が手ぶらで集まって会議などを行え便利です。
でも初めて貸し会議室を利用する場合、
「どうしたら良いのか分からない」という方も多いのでは？
そこで今日は、貸し会議室の探し方や手順、ポイントなどをご紹介します。
貸し会議室 探す手順
貸会議室を借りるとき、
「日程」と「利用時間」を決めておくのはもちろんですが、
他にも、会議の種類や参加人数に合わせて「会場の規模」「場所・アクセス」も絞り込む必要があります。
初めて貸し会議室を利用する場合は、 社内の会議室を利用する気分で利用してしまいがちです。
利用方法や規約などを十分に理解しておかないと、トラブルの原因となってしまいます。
予約方法・料金・支払い方法などを調べ、理解したうえで申し込みをしましょう。
予約前の確認事項・注意点
貸し会議室によって、利用方法はことなります。
予約前に大まかな利用手順を理解しておくことが重要です。
料金支払い方法
料金の支払いについても事前に確認しておきましょう。
貸し会議室の予約をしたら事前に利用料金を支払うのが一般的です。
支払い方法は、クレジットカード・銀行振り込み・現金など、運営会社によって違います。
利用料金と支払い方法、支払い期日を確認し、期日内にお支払いを済ませましょう。
期日までに支払いの確認ができない場合、予約取り消しとなり利用できなくなることもあります。確認を忘れずに。
利用方法や規約
HPや紹介サイトなどに記載されている
利用方法や規約、キャンセルポリシーなどを十分に理解して
トラブルとならないよう注意しましょう。
入室退室時間と持ち込み荷物の搬入
予約をしたからと言って、貸し会議室に行っていつでも準備をしていいわけではありません。
運営会社によって準備や片付けの時間も含めて予約が必要な会場もあれば、10分前に入室できるなど決まっている場合もあります。
予約の段階で予約条件を必ず確認しましょう。
また、会議に利用する資料等が多く事前に宅配で送りたい場合など、各貸し会議室を運営者に連絡し了承を得る必要があります。
予約した会議室に他の利用者がいれば場、会場内に荷物を運び込むことはできません。
会場内に荷物を置いていると他の利用者が会議室の利用ができないため、荷物を運び入れる日から予約が必要なケースも考えられます。
事前に大きな荷物の運び入れが必要な場合は、数日前から利用できる貸し会議室を探すか、準備にかかる日数も含め予約をとるよう予算組をしましょう。
貸し会議室を探す３つの方法
会議の規模や場所、日程などが決まったら貸し会議室を探して予約します。
インターネットを利用すれば、簡単に利用したい地域に貸し会議室があるか調べられます。
貸し会議室を探す簡単な方法を３つご紹介します。
1.予約ポータルサイト
もっとも簡単な方法と言えば、
貸し会議室の予約ポータルサイト、また全国の貸し会議室の紹介サイトを利用する方法です。
短い時間の会議や１日だけ利用したい方には、予約サイトからサクッと予約がおすすめです。
ただし予約サイトの場合、
会員登録が必要だったり手数料がかかったり、
自社サイトからの予約より料金を高めに設定されていることもあります。
2.公式ホームページを探す
予約ポータルサイトの中から自身の利用条件にあう会場を見つけたら、その貸し会議室の公式サイトがないか、調べてみるのもひとつの方法です。
予約ポータルサイトに掲載されている「会議室の名前」をパソコンで検索すると、公式ホームページがヒットしたりするものです。
ポータルサイトでは、各会議室の運営者の電話番号や連絡先は記載されていませんが、 ほとんどの公式ホームページには電話番号などの連絡先がきさいされています。
利用日数が長い場合や長時間利用を考えている方は、事前に確認したいことなども直接やり取りができ安心感もあります。
3.Googleマップ・Yahooマップで検索
会議室を探している周辺のマップで、「貸し会議室」や「レンタルスペース」と入力して検索すると、近くの会議室がマップ上に表示されます。
最近では、GoogleやYahoo!のマップにビジネス情報を登録している企業も多く、ホームページのURLや電話番号も掲載されていたりするのでとても便利です。
予約完了後
予約が完了したら、参加者へのご案内を忘れずに！
会議室によっては、道案内マップが添付されていたりします。
自分にとっては分かりやすい場所でも、全員がそうとは限りません。
配布可能な資料は、できるだけ参加者全員に配布しましょう。
また、会議の「開始時間」だけでなく
会議室の「予約開始時間」も伝えておくと「参加者が知らずに予約時間前に入室してしまう」などのトラブル予防にもなります。
さいごに
予約の変更やキャンセルは、出来るだけ早く連絡するようにしましょう！
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