こんにちは

大阪「新大阪」「本町」のリーズナブル・お手軽・便利な貸会議室 ラミです。

 

社内の会議室をなくし、外部の貸し会議室う企業が増えています。

セミナーや勉強会、ちょっとした打ち合わせなど、一般的にも貸し会議室の需要は高まっています。

 

実際、貸し会議室は設備がそろっていて、急な利用でも参加者が手ぶらで集まって会議などを行え便利です。

 

でも初めて貸し会議室を利用する場合、

「どうしたら良いのか分からない」という方も多いのでは?

 

そこで今日は、貸し会議室の探し方や手順、ポイントなどをご紹介します。

 

 

 

貸し会議室 探す手順

貸し会議室を借りる場合は、

日程」と「利用時間」を決めておくことはもちろんですが、

他にも会議の種類や参加人数に合わせて、会場の規模」「場所・アクセス」も絞り込む必要があります。

 

初めて貸し会議室を利用する場合は、社内の会議室を利用する気分で利用してしまいがちですが、利用方法や規約などを十分に理解しておかないと、トラブルの原因となってしまいます。

予約方法・料金・支払い方法などを調べてから理解した上で、きちんと理解してから利用しなくてはなりません。

 

 

 

予約前の確認事項・注意点

 

貸し会議室によって、利用方法はことなります。

予約前に大まかな利用手順を理解しておくことが重要です。

 

 

利用方法や規約

また、HPや紹介サイトなどに記載されている

利用方法や規約、キャンセルポリシーなどを十分に理解して

トラブルとならないよう注意しましょう。

 

 

料金支払い方法

料金の支払いについても事前に確認しておきましょう。

貸し会議室の予約をしたら事前に利用料金を支払うのが一般的です。

支払い方法は、クレジットカード・銀行振り込み・現金など、運営会社によって違います。

 

利用料金と支払い方法、支払い期日を確認し、期日内にお支払いを済ませましょう。期日までに支払いの確認ができない場合、予約取り消しとなり利用できなくなることもあります。しっかりと確認しておきましょう。

 

 

入室退室時間と持ち込み荷物の搬入

予約をしたからと言って、

貸し会議室に行っていつでも準備をしていいわけではありません。

運営会社によって準備や片付けの時間も含めて予約が必要な会場もあれば、10分前に入室できるなど決まっている場合もあります。予約の段階で予約条件を必ず確認しましょう。

 

また、会議に利用する資料等が多く事前に宅配で送りたい場合など、各貸し会議室を運営者に連絡し了承を得る必要があります。

 

予約した会議室は直前まで他のご利用者がいる場合など、会場内に荷物を運び込むことはできません。

 

また、荷物が多い場合などは荷物を置いていることで他の方にご利用いただけなくなるため、荷物を運び入れる日から予約をとる必要があるケースなども考えられます。

 

事前に大きな荷物の運び入れなどが必要な場合は、数日前から利用できる貸し会議室を探すか、準備にかかる日数も含め予約をとるよう予算組をしましょう。

 

 

 

 

貸し会議室 探す方法は?

会議の規模や場所、日程などが決まったら貸し会議室を探して予約します。

インターネットを利用して簡単に調べられます。

貸し会議室の予約サイトや、全国の貸し会議室の紹介サイトもたくさんあります。

 

短い時間の会議や1日だけ利用したい場合などは

予約サイトからサクッと予約がおすすめです。

 

ただし予約サイトの場合、会員登録が必要だったり手数料がかかったり、自社サイトからの予約より料金を高めに設定している会議室もあります。

 

利用日数が長い場合や長時間利用を考えている場合などは、

予約サイトの中から自身の利用条件にあった、お気に入りの会場を見つけたら、その会場の公式サイトなどがないか調べてみるのもひとつの方法です。

 

予約が完了したら、参加者へのご案内を忘れずに!

案内をするときにはアクセス方法なども重要ですが、
会議室の開始時間だけでなく会議室の予約開始時間も伝えておくと「参加者が知らずに予約時間前に入室してしまう」のどのトラブル予防にもなります。

 

さいごに
予約の変更やキャンセルは、出来るだけ早く連絡するようにしましょう!

 

 

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