大阪の「格安」「お手軽」「便利」な 貸会議室 ラミです。
会議室は、利用の何ヶ月か前に並んで予約を取りに行くものだと思っていませんか？
人気のある日は、毎回抽選になり、せっかく並んでも取れずに帰る なんてイメージを持たれているのではないでしょうか？
最近では、公共の会議室ではなくても、気軽に予約が可能なレンタルスペースや会議室が増えています。
ここで、公共施設の場合は数ヶ月前受付と決まっているけど「一般の貸会議室は皆どれぐらい前に予約しているんだろう？」という疑問がわいてきますね。
そこで今回は、予約のタイミングについてお話します。
予約のタイミング
予約のタイミングは、会議室の立地やタイプによって違いはあります。
ここでは、よくみられる傾向を説明します。
１ヶ月以上前に予約
１カ月以上前から予約を取るグループには、以下のようなケースが多くなります。
長時間・まとまった日数利用
数日続けて借りる場合や
午前から午後にかけて長時間利用する場合
余裕を持って、１ヶ月以上前に予約を入れる傾向があります。
条件的にピッタリの貸会議室を見つけても
「昼間の２時間予約が既に入っていた」なんてことになると、
長時間続けてスペースを借りられないため諦めざるを得なくなるからです。
重要度が高い会合
短時間の利用であっても、年に一度の役員会議、
また、各地から集合する会議も、案内資料を前もって作成する必要があり、予約は早めになります。
会議室の空き状況に合わせて、
スケジュールを動かすことは難しい場合は、早くから予約を取る必要があります。
10日～１週間前に予約
イベントなど、
予定や参加人数が確定してから、という場合などは、
これぐらいの時期に会場を予約するケースが多いようです。
あわてて早くから申し込んだけど、
人数が予想より集まって定員オーバーしてしまったりしたら、
一から会場探しをしなくてはいけないばかりか、
予約の取り消しでキャンセル料金だってかかってきてしまします。
いい場所を予約したい気持ちは分かりますが、焦り過ぎもよくないですね。
1週間以内
急な予定や、
特に場所に拘らない場合は、
１週間を切ってからの予約でも問題ありません。
公共施設と一般の貸し会議室の大きな違いは、
「いつでも簡単に予約が取れる」というところのため、
むしろ１週間をきってからの予約が一番多いくらいです。
当日
意外に多いのが、当日予約です。
突然の打ち合わせや、
予定変更で時間調整が必要になったなどなど、理由はさまざまです。
当日予約する際に気を付けたいのは、
スタッフ常駐の貸し会議室やレンタルスペースではない場合、
事前予約が必要で、現金ではなくクレジットカードなどで事前にお支払いの必要がある会議室が多い点です。
すぐそばに貸し会議室を見つけたからと言って飛び込んでも、
受付やスタッフはいない
ということもありますので、確認をしてから向かいましょう。
好みの会場を選びたいなら１ヶ月前がおすすめ！
傾向をお話してきました。
そこに集まる人たちが、
集まりやすい「曜日」、集まりやすい「時間」
というのは、どのグループにとっても人気のある「曜日」や「時間」ということになってきます。
また、
週末の予約は、早めに埋まっていく傾向があるので、
ご予定が週末や祝日の場合は注意してください！！
会場予約が必要な日が、予約が集中しそうな日なら、早めに予約をオススメします。
ただし、
キャンセル料がかかってきますので注意してください。
